Waarom bonnen en facturen voortaan digitaal aanleveren?
In de verwerking van de boekhouding komt het nog regelmatig voor dat wij papieren bonnetjes en facturen ontvangen van onze cliënten. Soms zijn de bonnetjes gekreukeld en door zonlicht slecht tot niet leesbaar. Vaak worden die bonnetjes pas na maanden opgestuurd. Deze manier van werken kost ons extra tijd (het scannen van een stapel gekreukelde bonnetjes, het moeten aanmaken van journaal posten bij aanlevering van bonnen uit een vorig btw tijdvak).
Door bonnen altijd te scannen is uw administratie sneller op orde en bovendien wordt de onderlinge communicatie er beter van. Ook beschikt u dan ook voortaan zelf over een geordend digitaal archief van al uw zakelijke bonnen en facturen.
Hoe lever je bonnen en facturen digitaal aan?
Bonnetjes en facturen voortaan levert u voortaan uitsluitend aan in het PDF format naar het E-mail adres kantoor@verburgh.com.
Binnen 10 seconden een PDF verzenden
Installeer een scan app op je smartphone, er zijn een aantal van dit soort apps.
Wij adviseren Genius Scan vanwege de eenvoudige bediening, bovendien is deze app gratis (met nog meer mogelijkheden in de premium versie). Genius Scan is beschikbaar in iOS en Android.
Bekijk onderstaand filmpje en zie hoe eenvoudig en snel je kunt scannen.
Gebruik bij voorkeur tags voor bijvoorbeeld: brandstof, parkeren, tol etc.
Hoe installeer ik de Genius Scan op m’n smartphone?
Allereerst: Download en open de app.
Gebruik je de Genius scan uitsluitend voor het versturen van bonnetjes en facturen per e-mail naar Verburgh Advies & Backoffice?
Stel dan eenmalig onderstaande gegevens in:
- Ga naar Instellingen > Export > E-mailadres
- Van: Je zakelijke e-mailadres. bijvoorbeeld j.jansen@jansen-dienstverlening.nl en niet jansen367@hotmail.com.
- CC: optioneel
- BC: optioneel
- Naar: kantoor@verburgh.com
Gebruik je de app ook voor andere doeleinden? Prima, laat dan bij de instellingen “Naar:” leeg en vul per zending het E-mail adres van de ontvanger in.
Extra functies in Genius Scan
Ontdek hier alle mogelijkheden.
Bewaarplicht van facturen en bonnetjes die zijn gescand
U mag facturen en bonnetjes scannen en digitaal bewaren. Er moet dan wel sprake zijn van een juiste en volledige weergave van het origineel. Belangrijk hierbij is dat de echtheidskenmerken ook worden opgeslagen. U kunt dit nalezen in de brochure Uw geautomatiseerde administratie en de fiscale bewaarplicht.
Als u aan de voorwaarden voldoet, hoeft u de originele facturen en bonnetjes niet te bewaren. Ook deze digitale administratie moet 7 of 10 jaar worden bewaard en binnen een redelijke termijn controleerbaar zijn.